Ispravno pohranjivanje, spremanje i odlaganje financijskih dokumenata nije samo dobar način za smanjivanje nereda i spas od potencijalno košmarne jurnjave s papirima, prenosi N1.

Kako pohraniti svoje najvažnije dokumente

Da živite svojim idealnim životom, skenirali biste svoju najvažniju papirologiju, šifrirali digitalne zapise, a zatim ih pohranili na računalo zaštićeno lozinkom. Tiskane kopije bile bi smještene u vatrootporni sef, bankovni sef ili unutar zaključanog ormara za dokumente.

Ovo se odnosi na dokumente “nikad se ne smije izgubiti” poput:

Kartica socijalnog osiguranja

Rodni list
Vjenčani list
Presuda o razvodu
Police osiguranja

Vlasnički listovi
Knjižica vozila
Oporuka i pripadajući dokumenti

Također biste trebali skenirati i šifrirati svoju putovnicu, vozačku dozvolu i kartice osiguranja. Ali vjerojatno će vam trebati, tako da sef možda nije njihov najbolji dom.

Koliko dugo morate čuvati državnu ili lokalnu poreznu dokumentaciju ovisi o državi i mjestu u kojem živite

Čuvajte ove vrste dokumenata zauvijek

Osim porezne evidencije, općenito gledano, što je evidencija važnija i nezamjenjivija, to ju je duže potrebno čuvati. Neke su stvari toliko važne da ih se nikada ne biste trebali riješiti – dopustite svojim nasljednicima da ih riješe.

Ovo se odnosi na zapise poput:

Revizijska izvješća

Evidencija dionica i obveznica
Otkazani čekovi za važne kupnje
Ugovori i hipoteke koji su još uvijek na snazi
Patenti i vlasnička evidencija

Sindikalni sporazumi
Ljubavna pisma

Čuvajte ove vrste dokumenata sedam godina

Sljedeća razina na popisu “zadrži ili baci” su dokumenti koje biste trebali čuvati sedam godina. To uključuje stvari poput:

Izvješća o nesrećama

Istekli ugovori
Fakture
Evidencija plaća
Osobni dosjei (ako ste dobili otkaz)

Čuvajte ove dokumente tri godine

Ove vrste evidencije manje su važne i trebate ih čuvati samo tri godine:

Bankovni izvodi
Prijave za zapošljavanje
Istekle police osiguranja

Čuvajte ove dokumente dvije godine

Sada dolazimo do manje važnih dokumenata koji bi vam mogli zatrebati, pa ih možete čuvati nekoliko godina. To uključuje dokumente poput:

Rutinsko dopisivanje
Duplikati potvrda o depozitu

Kako pravilno raspolagati financijskim i osobnim dokumentima

Ako ste podatke o plaćama čuvali točno sedam godina, a sada ih želite izbaciti iz svog života, ne biste ih trebali jednostavno baciti u kantu za smeće. To je način na koji se može doći do vaših osobnih podataka, te se netko može lažno predstavljati kao vi i uništiti vam život. Dakle, bilo bi dobro da ih uništite u rezaču papira.

Kućni uništavači papira relativno su jeftini. Bolji se mogu nositi i s kreditnim karticama, a i poprečno režu, što čini spajanje isjeckanih dokumenata vrlo teškim.